Nahlížení do sbírky listin nebo druhopisů matričních knih a vydávání doslovných výpisů, potvrzení a fotokopií

Právní úprava

Nahlížení nebo vydávání potvrzení ze sbírky listin nebo druhopisu matriční knihy vedené do 31. prosince 1958 (dále jen "druhopis matriční knihy") a vydávání fotokopie ze sbírky listin nebo doslovného výpisu z druhopisu matriční knihy, je upraveno v zák. č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "zákon o matrikách") a vyhlášce č. 207/2001 Sb., kterou se provádí zákon o matrikách.

Žadateli mohou být

• fyzická osoba, které se zápis týká, nebo členové rodiny**;
• orgány územních samosprávných celků (obce, města, městyse, případně kraje) pro výkon přenesené působnosti;
• statutární orgán církve nebo duchovní jimi zmocnění, jde-li o matriční knihy vedené těmito církvemi do 31.12.1949;
• fyzická osoba, která prokáže, že je to nezbytné pro uplatnění jejích práv před orgány České republiky nebo před orgány územních samosprávných celků;
• osoba, která prokáže, že je to nezbytné k uplatnění právních nároků v cizině - např. dědických nároků v cizině; osoba prokáže, že před orgánem cizího státu uplatňuje svůj nárok v řízení a současně je nezbytné, aby prokázala vztah požadovaných informací k tomuto svému právnímu nároku v té kvalitě, že uplatnění právního nároku je závislé na poskytnutí požadovaných informací;
• státní orgány České republiky pro úřední potřebu.

(Za členy rodiny se považuje manžel, partner, rodiče, děti, sourozenci, prarodiče, vnuci a pravnuci).

Zvláštní případy

• V případě osvojení mohou nahlédnout do sbírky listin nebo druhopisu matriční knihy a činit z nich výpisy v přítomnosti oprávněné úřední osoby pouze osvojitelé a po dovršení 12 let i osvojenec, pokud nebylo soudem rozhodnuto o utajení pokrevního rodiče a jeho souhlasu k osvojení. Pokud bylo soudem rozhodnuto o utajení pokrevního rodiče a jeho souhlasu k osvojení, může osvojenec nahlédnout do zápisu až po nabytí plné svéprávnosti. Pouze těmto osobám může být vydáno potvrzení o údajích uváděných ve sbírce listin nebo v druhopisu matriční knihy.
• Do sbírky listin vedené k zápisu narození dítěte, jehož matka požádala o utajení své osoby v souvislosti s porodem, může nahlédnout a činit z nich výpisy v přítomnosti oprávněné úřední osoby pouze matka dítěte a po dovršení 12 let i dítě a pouze jim může být vydáno potvrzení o údajích uváděných ve sbírce listin.

Zastoupení na základě plné moci

Podává-li žádost oprávněná osoba prostřednictvím zmocněnce, musí být podpis na plné moci úředně ověřen. To neplatí pro státní orgány a orgány územních samosprávných celků při výkonu přenesené působnosti.

Najdete nás na adrese:

Základní informace o krajském úřadu.

Jak lze žádost podat

• · písemně,
• · ústně do protokolu,
• · elektronicky.

Pokud je žádost podána e-mailem bez uznávaného podpisu, musí být do 5 dnů potvrzena nebo doplněna předepsaným způsobem.
Podává-li žádost zmocněnec - viz zastoupení na základě plné moci.

Co má žádost obsahovat

V žádosti uveďte zejména:

• jméno a příjmení,
• datum narození,
• adresu trvalého pobytu, případně adresu pro doručování,
• čeho se žádost týká,
• co se požaduje (např. nahlédnutí, vydání potvrzení o konkrétních údajích, kopie nebo doslovného výpisu),
• podpis.
• Při osobním podání je fyzická osoba nebo její zástupce povinen předložit na výzvu oprávněné úřední osoby platný průkaz totožnosti. Průkazem totožnosti se pro tyto účely rozumí doklad, který je veřejnou listinou, v němž je uvedeno jméno a příjmení, datum narození a místo trvalého pobytu, popřípadě bydliště mimo území ČR a z něhož je patrná i podoba, popřípadě jiný údaj umožňující správnímu orgánu identifikovat osobu, která doklad předkládá, jako jeho oprávněného držitele.
• Tiskopisy možných žádostí naleznete v příloze.

Právní zájem

• Fyzická osoba prokáže právní zájem, a to že je zde uvedeným subjektem, kterému je dle zákona umožněn přístup k údajům.
• Právní zájem lze ve většině případů, kdy žadatelem je například fyzická osoba, která žádá přístup k podkladům matričního zápisu, který se jí týká, prokázat předložením platného průkazu totožnosti.

Postup úřadu

Má-li žádost všechny náležitosti a je-li prokázán právní zájem, vybere příslušný správní orgán správní poplatek, pokud nebyl uhrazen při podání žádosti nebo v průběhu řízení a vydá požadovanou fotokopii, potvrzení nebo doslovný výpis nebo provede záznam o nahlédnutí, bylo-li předmětem žádosti nahlédnutí.
Nevydá-li příslušný správní orgán požadovaný doklad, fotokopii nebo nepovolí nahlédnutí, například v případě, kdy není prokázán právní zájem, na kterém je nutné trvat, vydá příslušný správní orgán zamítavé správní rozhodnutí.

Správní poplatky

Správní poplatky jsou stanoveny v sazebníku správních poplatků, který je přílohou zák. č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů.

Lhůty pro vyřízení

Lhůty se řídí dle ustanovení § 71 správního řádu. Úkon nahlédnutí, je-li podání bez vad, lze zpravidla vyřídit bezodkladně.

Opravné prostředky

Proti zamítavému rozhodnutí správního orgánu je přípustný opravný prostředek, kterým je odvolání podané ve lhůtě 15 dnů ode dne oznámení rozhodnutí jeho doručením. Odvolání se podává prostřednictvím správního orgánu, který napadené rozhodnutí vydal.

Doplňující informace

• Do konce roku 1958 se matriky vedly v prvopisu a opisu; nazývaném druhopis matriční knihy a současně byly uchovávány tzv. listiny tvořící podklad pro matriční zápisy, nazývané sbírky listin. Údaj o čase narození a další údaje z porodních knih obsahem zápisů v druhopisech matričních knih nejsou.
• · Od 01. 01.1959 se matriky vedou pouze v prvopisu; opis byl zrušen a zůstala zachována sbírka listin.
• Sbírky listin k matričním zápisům včetně druhopisů matričních knih jsou podkladem specifické svébytné matriční evidence a údaje v nich uvedené podléhají zvláštnímu režimu ochrany. Údaje nelze sdělovat telefonicky nebo zasílat e-mailem.
• Z druhopisů matričních knih, které se vedly do konce roku 1958, se na základě žádosti při splnění zákonných podmínek vydávají doslovné výpisy, případně potvrzení nebo lze na zápisy v přítomnosti oprávněné úřední osoby nahlížet.
• Ze sbírek listin, které jsou podkladem matričních zápisů od roku 1959 lze při splnění zákonných podmínek na základě žádosti vydat potvrzení o údajích ve sbírce listin, fotokopii ze sbírky listin, nebo lze do sbírky listin za přítomnosti oprávněné úřední osoby nahlížet.
• U zdejšího krajského úřadu jsou uloženy sbírky listin a druhopisy prvopisů matričních knih vedených úřady obcí s rozšířenou působností, a to Blovice, Domažlice, Horažďovice, Horšovský Týn, Klatovy, Kralovice, Nepomuk, Nýřany, Přeštice, Rokycany, Stod, Stříbro, Sušice a Tachov.
• Matriční knihy, sbírky listin, matriční doklady, potvrzení o údajích zapsaných v matričních knihách, doslovné výpisy z nich a potvrzení vydaná matričním úřadem, úřadem s rozšířenou působností nebo krajským úřadem ze sbírky listin jsou veřejnými listinami. Matriční doklady, potvrzení a doslovné výpisy lze pro účely uplatnění právních nároků v cizině opatřit úředním ověřením. V případě, že bude požadováno pořízení fotokopie ze sbírky listin, jde o prostou fotokopii, která není veřejnou listinou, proto ji nelze opatřit žádným ověřením. Nahlížení do sbírek listin a druhopisů matričních knih se děje za osobní účasti, případně v zastoupení, v přítomnosti oprávněné úřední osoby. S právem nahlížet je spojeno i právo činit výpisy, a to i formou ofocením vlastním fotoaparátem.

Související

• Nahlédnutí do matričních knih, které vedou, povolují nebo vydávají doslovné výpisy a potvrzení o údajích uváděných v těchto matričních knihách, případně potvrzení o údajích ze sbírek listin, včetně fotokopií ze sbírek listin za období běžného roku, všechny matriční úřady.
• Nahlédnutí do matričních knih nebo druhopisů matričních knih, které vedou, povolují nebo vydávají doslovné výpisy a potvrzení o údajích uváděných v těchto matričních knihách nebo druhopisech matričních knih a potvrzení o údajích ze sbírek listin včetně fotokopií ze sbírek listin zde uložených, také úřady s rozšířenou působností.
• Informaci, u kterého úřadu se matriční kniha, druhopis matriční knihy nebo sbírka listin nachází, lze získat u matričního úřadu příslušného podle místa matriční události, tj. místa narození, uzavření manželství nebo úmrtí.
• U krajských úřadů jsou uloženy druhopisy matričních knih a sbírky listin, které předaly úřady s obcí s rozšířenou působností v rámci správního obvodu příslušného krajského úřadu.