Zpracování a konzultace žádostí ÚAP do IOP - závěrečná zpráva

obrazek
14. listopadu 2008 13:49, aktualizováno 28. února 2012 14:53, Michal Souček

Objednatelem prací byl Krajký úřad Plzeňského kraje, odbor regionálního rozvoje

Zpracovatelem prací byla Regionální rozvojová agentura Plzeňského kraje o.p.s.

Rozsah prací

Zpracování a konzultace projektových žádostí pro kontinuální výzvu Integrovaného operačního programu (dále IOP) v oblasti intervence 5.3 Modernizace a rozvoj systémů tvorby územních politik, zaměření výzvy 5.3a) Podpora při zavádění územně analytických podkladů obcí (na úrovni obcí s rozšířenou působností) a krajů zajistila Regionální rozvojová agentura Plzeňského kraje, o.p.s v roce 2008 pro obce s rozšířenou působností (dále ORP) v Plzeňském kraji na základě objednávky Odboru regionálního rozvoje Krajského úřadu Plzeňského kraje ze dne 3. 6. 2008. Zpracovatel byl vybrán na základě poptávky průzkumu trhu, kterou provedl Odboru informatiky Krajského úřadu Plzeňského kraje dne 14. 5. 2008.

Na základě prvotního průzkumu provedeného Krajským úřadem, který mapoval zájem jednotlivých obcí s rozšířenou působností o podání žádosti do IOP, bylo původně plánováno zpracování žádostí pro 10 obcí z rozšířenou působností. ORP Stříbro mělo být podpořeno pouze poskytnutím konzultace. Skutečně bylo realizováno 9 žádostí pro ORP Blovice, Domažlice, Horšovský Týn, Klatovy, Rokycany, Stod, Stříbro, Sušice, Tachov. ORP Kralovice a Nýřany v průběhu prací změnila své stanovisko a nepodala žádost o podporu z IOP. Naopak pro ORP Stříbro byla projektová žádost zpracovatelem zhotovena v plném rozsahu. V průběhu prací byl vývoj zájmu o rozsah prací jednotlivých ORP konzultován se zadavatelem.

Postup prací

Před zahájením prací uzavřel zpracovatel dohodu o spolupráci s jednotlivými obcemi s rozšířenou působností. Obsah smlouvy zahrnoval zejména stanovení kompetencí a časové rozvržení prací při přípravě projektové žádosti.

Hlavním důvodem uzavření smlouvy bylo zajistit koordinaci prací na deseti žádostech tak, aby nedocházelo ke zbytečným prodlevám při zpracování a v žádném případě nebylo ohroženo splnění konečného termínu pro podávání žádostí, tj. 15. 10. 2008.

Dalším bodem smlouvy o spolupráci bylo určení zodpovědných pracovníků za jednotlivé činnosti, a to jak za stranu ORP, tak i za zpracovatele. Důvodem bylo vyjasnění vztahů obou stran v procesu schvalování dílčích kroků.

Na základě smlouvy o spolupráci na sebe zpracovatel převzal veškerou zodpovědnost za nedostatky související s tvorbou žádosti. Za nedostatky, které vznikly nesprávným postupem  na straně ORP, zodpovídá obec s rozšířenou působností. Jedná se zejména o průběh všech výběrových řízení. Tuto skutečnost nemohl zpracovatel v době uzavření smlouvy žádným způsobem ovlivnit. Projednání smlouvy provedl zpracovatel v sídle každého ORP.

Spolupráce ze strany ORP spočívala především v poskytování všech nezbytných podkladů pro zpracování popisu projektu a následné žádosti, a dále v projednávání a schvalování jednotlivých výstupů zpracovatele.

Na základě požadavku objednatele, tj. Krajského úřadu Plzeňského kraje, předcházelo samotnému zpracování žádosti o dotaci zpracování popisu projektu v obvyklé struktuře, což pomohlo objasnit celý proces tvorby ÚAP na jednotlivých ORP v logické struktuře. Po každém podstatném kroku zpracovatele následovalo schválení kompetentním zástupcem ORP.

 Smlouva na základě požadavků vyplývajících zejména z Příručky pro žadatele a příjemce Integrovaného operačního programu pro oblast intervence 5.3. a) Modernizace a rozvoj systémů tvorby územních politik přesně definovala podklady, které se každé ORP zavázalo předat zpracovateli , a to zejména povinné přílohy žádosti :

  • dokumentace k zadávacímu řízení včetně všech doručených nabídek; v případě zakázky malého rozsahu rovněž kopie interní směrnice organizace pro zadávání veřejných zakázek, je-li vydána;
  • smluvní zajištění nákupu služeb spojených s pořízením ÚAP;
  • typ účetní osnovy a výčet účtů, na kterých se příjmy a výdaje projektu budou účtovat;

Pro potřebu vypracování přesného popisu projektu ÚAP bylo nutné poskytnout následující podklady:

  • stručná charakteristika výchozího stavu (tj. před zahájením tvorby ÚAP - technické a programové vybavení, personální vybavení, datové sady vztahující se k ÚAP)
  • přehled činnosti v přípravné fázi (pořízené technické a programové vybavení, změny personální a organizační, doplnění dat apod.)
  • přehled vlastní činnosti týkající se tvorby ÚAP (viz příloha);
  • přehled nákupu služeb realizovaných mimo projekt (viz příloha);
  • organizační zajištění tvorby ÚAP (osoba zodpovědná za tvorbu ÚAP, realizační tým vč. pracovního zařazení, směrnice úřadu vztahující se k tvorbě ÚAP apod.);
  • technické řešení zveřejnění ÚAP umožňující dálkový přístup k ÚAP dle § 166 stavebního zákona;
  • předpoklady a rizika projektu tvorby ÚAP;
  • vazba na jiné aktivity a projekty ORP;
  • výběr jevů pro doplňující průzkum s vyhodnocením stavu a vývoje území jako součást podkladů pro rozbor udržitelného rozvoje území dle § 4 vyhl. č. 500/2006 Sb. (viz příloha - bod 5) – jen v případě potřeby.

Prvním bodem harmonogramu prací, který vyplýval ze smlouvy o spolupráci mezi zpracovatelem a obcí s rozšířenou působností bylo předání podkladů vyplývajících z této smlouvy zpracovateli. O předání byl pořízen předávací protokol.

V dalším kroku byl na základě poskytnutých podkladů zpracovatelem vypracován popis projektu ÚAP v následujícím členění:

1.    Název projektu

1.1.    Stručný obsah projektu

2.    Žadatel

3.    Zdůvodnění potřebnosti projektu včetně popisu výchozího stavu

3.1.    Zdůvodnění potřebnosti

3.2.    Popis výchozího stavu

4.    Cíle projektu

4.1.    Globální cíl

4.2.    Specifické cíle

4.3.    Soulad cílů projektu s cíli programu prioritní osy a oblasti aktivit

5.    Technické zajištění v přípravné fázi

6.    Organizační zajištění v přípravné fázi

7.    Popis aktivit

7.1.    Popis aktivit v realizační fázi projektu

7.2.    Popis aktivit v provozní fázi projektu  a způsob udržení výsledků projektu

7.3.    Popis koordinační role příjemce

7.4.    Připravenost projektu k realizaci

7.5.    Vazba na jiné aktivity a projekty

8.    Předpoklady a rizika realizace

9.    Finanční plán - potřeby

9.1.    Potřeby

9.2.    Přehled financování

9.3.    Zdroje

10.  Harmonogram

11.  Publicita projektu

12.  Horizontální témata

 

Tato osnova popisu projektu uceleně postihuje postup prací ORP Plzeňského kraje na zpracování ÚAP a zároveň koresponduje s formou elektronické žádosti v informačním systému Benefit, neboť se podařilo dosáhnout toho, že všechny informace z popisu projektu mohly být využity v žádosti.

Vypracovaný popis projektu byl podle již zmíněného harmonogramů prací následně schválen odpovědnými odborníky příslušných úřadů. V dalším kroku byly na základě tohoto finalizovaného a schváleného popisu projektu jeho jednotlivé části postupně vkládány do elektronického formuláře informačního systému Benefit, zároveň byly vyplněny i ostatní povinné položky žádosti, které nebyly součástí popisu projektu, např. území dopadu a realizace nebo popis výběrových řízení. Vypracovaná elektronická forma žádosti byla opět podle harmonogramu předána ke schválení odpovědným pracovníkům jednotlivých ORP a poté byla provedena její finalizace. Finální verze žádosti byla předána k podpisu statutárnímu zástupci obce. Na závěr byly žádosti včetně všech povinných příloh osobně zpracovatelem na základě plné moci předány na Centrum pro regionální rozvoj (dále CRR) v Písku, které je pověřeno administrací, tj. sběrem a hodnocením, žádostí o podporu v této výzvě pro region soudržnosti NUTS 2 Jihozápad.

Výsledek prací

Zpracovatel sleduje průběh vyřizování jednotlivých žádostí a v případě potřeby komunikuje s ORP i s CRR v Písku. V průběhu posuzování žádostí provedlo CRR dvě ex-ante kontroly předložených žádostí zpracovaných Regionální rozvojovou agenturou. Na základě žádosti ORP Blovice se zástupce zpracovatele zúčastnil  ex-ante kontroly v Blovicích dne 24. 10. 2008.

Na základě výsledku ex-ante kontroly není v současné době doporučena k dotaci žádost ORP Klatovy. Důvodem je podle informací zpracovatele pochybení ORP při výběrovém řízení, které zpracovatel žádosti nemohl ovlivnit.

Vyřizování všech ostatních žádostí se vyvíjí pozitivně a je předpoklad, že budou doporučeny k financování. Celkový stav žádostí k 31. 10. 2008 shrnuje následující tabulka.

ORP

stav

Horšovský Týn

Příjemcem schválen registrační list a podmínky

Rokycany

Příjemcem schválen registrační list a podmínky

Sušice

Příjemcem schválen registrační list a podmínky

Blovice

Žádost byla doporučena k dotaci

Klatovy

Žádost nebyla doporučena k dotaci

Domažlice

Na základě analýzy rizik byla projektová žádost doporučena k financování bez ex-ante kontroly

Tachov

Projektová žádost vrácena k doplnění nebo opravě formálních záležitostí

Stod

Na základě analýzy rizik byla projektová žádost doporučena k financování bez ex-ante kontroly

Stříbro

Na základě analýzy rizik byla projektová žádost doporučena k financování bez ex-ante kontroly