Personální agenda, vzdělávání zaměstnanců, organizace jednání rady a zastupitelstva i podpora chodu celého úřadu. Odbor kancelář ředitelky Krajského úřadu Plzeňského kraje zajišťuje servis pro zaměstnance, vedení kraje i jednotlivé odbory. Vede jej Tereza Coufalová.
Když Krajský úřad Plzeňského kraje (KÚPK) přijímá nové zaměstnance, připravuje jednání zastupitelstva nebo zajišťuje vzdělávání úředníků, stojí za tím odbor kancelář ředitelky. Vedle toho se zaměřuje také na podporu zaměstnanců, jejich vzdělávání a pracovní podmínky. Podle vedoucí odboru Terezy Coufalové je důležitou součástí práce také vytváření prostředí, ve kterém mohou zaměstnanci dlouhodobě a kvalitně pracovat. „Spokojenost zaměstnanců v práci se promítá do dobrého fungování úřadu i služeb pro veřejnost,“ říká.
Kancelář ředitelky krajského úřadu se může veřejnosti jevit spíše jako neviditelná či skrytá. Jakou roli tento odbor v každodenním fungování úřadu hraje?
Kancelář ředitelky je především servisním odborem pro celý krajský úřad. Zajišťuje dvě klíčové oblasti. První je personální agenda a vzdělávání zaměstnanců, kdy funguje jako vstupní brána úřadu – od výběru nových lidí přes jejich vzdělávání, odměňování a další rozvoj až po ukončení pracovního poměru. Druhou oblastí je organizační zajištění jednání rady a zastupitelstva kraje. Připravujeme podklady, hlídáme plnění úkolů uložených orgány kraje, zajišťujeme průběh jednání, zpracováváme zápisy a zajišťujeme správné zveřejnění výstupů a poskytujeme servis zastupitelům kraje. Navenek je tato práce méně viditelná, ale pro chod úřadu a pro rozhodovací procesy kraje je nezbytná.
Co všechno musí kancelář ředitelky zajistit, aby krajský úřad fungoval plynule?
Zásadní je správné řízení lidských zdrojů. To znamená vybrat kvalitní zaměstnance, dobře je zapracovat, začlenit do úřadu, podporovat jejich odborný růst a vytvářet podmínky, aby měli motivaci na úřadě dlouhodobě pracovat a přijali přitom úkoly a povinnosti, které má úřad vůči občanům, za své. V dnešní situaci na trhu práce to není jednoduché, proto hledáme různé formy motivace, nejen finanční ohodnocení. Součástí práce je také podpora vedoucích pracovníků a spolupráce s nimi, nastavování vnitřních procesů v oblasti pracovního práva a péče o pracovní prostředí. Když se podaří vybrat a udržet schopné lidi, pozitivně se to projeví v práci celého úřadu i ve službách směrem k občanům. A pochopitelně nesmím zapomenout ani na organizační oddělení s jeho servisní rolí pro orgány kraje, tedy pro zastupitele: to je z velké části administrativní práce, která, když je odváděna dobře, je téměř neviditelná, ale případné chyby by mohly mít citelné následky.
Jak vypadá běžný den kanceláře ředitelky a čím se liší od práce ostatních odborů?
Každý den je jiný. Jsme odbor, který reaguje na potřeby ostatních, takže vedle plánovaných úkolů často řešíme i nové situace, které přijdou během dne. Organizační část se řídí termíny jednání rady a zastupitelstva, personální část zase výběrovými řízeními, vzděláváním nebo individuálními požadavky zaměstnanců nebo personálního managementu. Je to hodně administrativy, ale zároveň intenzivní práce s lidmi. Důležitá je tedy odbornost, vstřícnost a schopnost rychle reagovat, ale také pečlivost a trpělivost.
Jak probíhá koordinace mezi jednotlivými odbory krajského úřadu a v čem je vaše role klíčová?
Koordinace stojí hlavně na každodenní spolupráci a komunikaci. Jsme v kontaktu s vedoucími odborů i jednotlivými zaměstnanci a pomáháme jim v personálních i organizačních otázkách. Naší rolí je propojovat personální potřeby na jednotlivých odborech s možnostmi úřadu jako zaměstnavatele. Důležitá je otevřenost, ochota a společné hledání řešení, která budou přijatelná pro všechny strany.
Co by veřejnost o fungování krajského úřadu jako celku měla vědět, ale běžně se to navenek neukazuje?
Za službami, které občané vnímají navenek, stojí velké množství práce uvnitř úřadu. Veřejná správa dnes rozhodně není „klidné místo beze změn“. Naopak se neustále vyvíjí, reaguje na stále se měnící legislativu, digitalizaci i rostoucí nároky společnosti. Zvyšuje se tak tlak na úředníky. Proto je důležité, aby to byli schopní lidé, kteří jsou odborně zdatní, ale kteří také vědí, že jejich primárním úkolem je služba veřejnosti.
Čím se podle vás Krajský úřad Plzeňského kraje liší od jiných krajských úřadů?
Myslím si, že velkou roli hraje celková atmosféra úřadu a způsob práce s lidmi. I když je krajský úřad velká instituce, snažíme se zachovat otevřené a vstřícné prostředí, kde se zaměstnanci navzájem znají, komunikují spolu a vědí, že se mohou obrátit na vedení nebo personální oddělení, když potřebují něco řešit. Důležitá je pro nás důvěra, férový přístup a snaha vytvářet dobré pracovní podmínky.
Co vás osobně přivedlo k práci ve veřejné správě, konkrétně k vaší současné pracovní pozici? A co vás na této roli pořád motivuje nebo překvapuje?
Do veřejné správy mě přivedla zkušenost ze soukromého sektoru a hledání stabilního a férového zaměstnavatele. Postupně jsem zjistila, že tato práce nabízí i něco navíc – smysl, možnost pomáhat lidem a podílet se na fungování institucí, které mají dopad na každodenní život. Mám ráda lidi a baví mě práce s nimi. Ráda pro ně hledám lepší možnosti a nová řešení, což veřejná správa umožňuje a zároveň k tomu vybízí.
Jaké slovo podle vás nejlépe vystihuje váš odbor a vaši práci?
Ochota. Jsme servisní odbor a naším úkolem je ochotně naslouchat, pomáhat a hledat řešení pro kolegy napříč úřadem, ale také pro politiky nebo uchazeče o zaměstnání.