Jak se připravují krajské akce, vznikají tiskové zprávy nebo koordinuje program vedení kraje? Vedoucí Odboru kancelář hejtmana Krajského úřadu Plzeňského kraje (KÚPK) Jitka Bednářová v rozhovoru přibližuje fungování úřadu, spolupráci mezi odděleními i situace, kdy je potřeba rychle reagovat a předávat ověřené informace.
Na Odboru kancelář hejtmana KÚPK se na každodenní bázi řeší pestrá agenda – od organizace velkých akcí přes komunikaci s médii až po zajištění chodu vedení kraje. Dlouholetá vedoucí odboru Jitka Bednářová popisuje, kolik úsilí stojí za zdánlivě samozřejmými výstupy a proč jsou pro fungování úřadu zásadní loajalita, týmovost a schopnost rychle reagovat na nejrůznější situace.
Co všechno v současné době Odbor kancelář hejtmana na Krajském úřadě Plzeňského kraje zahrnuje a čím se liší od ostatních odborů?
Náš odbor má opravdu široký záběr. Tvoří ho čtyři oddělení, která společně zajišťují servis pro vedení kraje a komunikaci směrem ven. Oddělení administrativní podpory rady se stará o každodenní chod vedení kraje. Oddělení propagace organizuje krajské akce a prezentuje kraj veřejnosti. Oddělení vnějších vztahů zajišťuje protokol, návštěvy významných hostů a spolupráci se zahraničními regiony. Oddělení mediální komunikace má pak na starosti kontakt s médii, web, sociální sítě a pomáhá vysvětlovat veřejnosti důležitá témata. Na rozdíl od jiných odborů s úzce vymezenou odbornou agendou fungujeme jako spojovací článek mezi vedením kraje, úřadem, médii a veřejností a zároveň se snažíme kraj představovat lidem srozumitelně a lidsky.
Podílíte se na organizaci velkých krajských akcí, jako je Půlmaraton Plzeňského kraje nebo Dožínky Plzeňského kraje. Co všechno taková akce obnáší a kolik práce je „vidět“ až ve výsledku?
Například Půlmaraton Plzeňského kraje patří k nejnáročnějším akcím, které připravujeme – jeho organizace trvá více než tři čtvrtě roku. Za výsledkem je velké množství administrativy, jednání s dodavateli, koordinace se složkami IZS, spolupráce s dobrovolníky i práce v terénu. V den D jsme na místě už brzy ráno, chystáme start i zázemí a než se nadějeme, je odpoledne a po akci nezůstane téměř žádná stopa. Podobně náročné jsou i Dožínky Plzeňského kraje. Každý rok hledáme nové místo v některém z okresů a připravujeme program, ve kterém se představují zemědělci, řemeslníci i žáci základních uměleckých škol. Součástí je také oceňování producentů regionálních potravin. V letošním roce se uskuteční Dožínky na hradě Švihov a my si u této akce vždy přejeme, aby nám vyšlo hezké počasí. Za významnou akci považuji i Galavečer Plzeňského kraje, kde hejtman oceňuje osobnosti regionu, například za záchranu života nebo celoživotní přínos. Z nominací je vždy vybrána také osobnost uvedená do Dvorany slávy.
Součástí odboru je i oddělení mediální komunikace. Jak na KÚPK vzniká tisková zpráva nebo článek od prvního nápadu až po zveřejnění?
Nápad na tiskovou zprávu může přijít z vedení kraje, jednotlivých odborů i z aktuálních událostí. Důležité je, aby informace byly přesné a srozumitelné. Oddělení mediální komunikace téma zpracuje, text konzultuje s příslušným odborem a často i s radním, kterého se týká. Po schválení se zpráva rozesílá médiím a zveřejňuje na webu kraje i sociálních sítích. Díky každodenní spolupráci s odbory máme přehled o dění v kraji, ať už jde o dopravu, školství, zdravotnictví nebo kulturu. Chceme veřejnosti ukázat, jak se i složitá rozhodnutí promítají do konkrétních věcí, které lidé zažívají ve svém každodenním životě.
Jaká je role tiskových mluvčích v každodenním fungování kraje a v krizových nebo vypjatých situacích?
Tiskoví mluvčí jsou vlastně mostem mezi krajem a médii. V běžném provozu komunikují s novináři, připravují tiskové zprávy, odpovídají na dotazy médií a pomáhají vedení kraje s prezentací jednotlivých témat. V krizových situacích je jejich role ještě důležitější. Je potřeba rychle předávat ověřené informace, koordinovat komunikaci s dalšími institucemi a zároveň zachovat klidný a srozumitelný tón vůči veřejnosti.
Odbor kancelář hejtmana zároveň zajišťuje každodenní chod vedení kraje. Co všechno musí fungovat „na pozadí“, aby hejtman a ostatní radní mohli plnit své povinnosti?
Připravují se podklady pro jednání rady kraje, organizují se schůzky, koordinuje se program vedení kraje a zajišťuje se, aby všechna jednání měla potřebné informace i administrativní zázemí. Díky tomu se mohou hejtman a radní soustředit především na rozhodování a na práci pro kraj. Nejvíc je naše práce vidět při velkých akcích nebo při komunikaci důležitých témat v médiích a na sociálních sítích. Velká část agendy ale probíhá spíš v zákulisí. Pro veřejnost nejméně viditelná práce je pravděpodobně činnost oddělení administrativní podpory, kde tým kolegyň zajišťuje věci od A do Z. Každá z nich je pravou rukou svého radního. Když to shrnu, tak ať už jde o přípravu akcí, komunikaci nebo podporu vedení kraje, spousta věcí není na první pohled vidět – ale bez nich by to jednoduše nefungovalo.
Vzpomenete si na některé významné osobnosti, které Plzeňský kraj navštívily? Co muselo oddělení vnějších vztahů připravit, než se mohla jejich návštěva uskutečnit?
Plzeňský kraj v uplynulých letech navštívila celá řada významných osobností, a to jak z České republiky, tak ze zahraničí. Pravidelně se jedná o velvyslance různých států, zahraniční delegace či představitele partnerských regionů. Mezi nejvýznamnější – a zároveň organizačně nejnáročnější – však bezesporu patří návštěvy prezidentů republiky. Oddělení vnějších vztahů v těchto případech úzce spolupracuje s Kanceláří prezidenta republiky, zejména s hradním protokolem, a dále s Policií ČR a dalšími bezpečnostními složkami. Každá taková návštěva je výsledkem intenzivní několikatýdenní přípravy a úzké spolupráce celé řady subjektů.
Co vás osobně přivedlo k této práci? A co vás na ní i po letech pořád baví a drží v tempu?
K práci na kraji mě přivedl vznik krajů jako vyšších územně samosprávných celků. V té době jsem pracovala na Ministerstvu životního prostředí na územním odboru v Plzni a byla jsem na mateřské dovolené. V rámci tehdejších změn jsem měla přejít na pracoviště do Zlínského kraje, a proto jsem pracovní poměr ukončila. Na krajský úřad jsem tehdy nastoupila jako asistentka, a tak to vlastně celé začalo. Letos je to už 25 let a kraj se stal přirozenou součástí mého života – nejen pracovně, ale i lidsky. Myslím si, že na kraji máme skvělý tým a velmi si vážím práce svých kolegů nejen na našem odboru, ale napříč celým úřadem. A co mě na téhle práci pořád baví? Hlavně to, že není stereotypní. Každý den přináší něco nového a člověk je neustále v kontaktu s lidmi. A právě lidé kolem mě jsou jedním z důvodů, proč mě tahle práce i po tolika letech pořád naplňuje.
Jaké slovo podle vás nejlépe vystihuje váš odbor a vaši práci?
Loajalita. Naše práce stojí na důvěře, spolupráci a spolehlivosti. Jsme oporou vedení kraje a zároveň spolupracujeme s kolegy napříč úřadem, takže loajalita a týmovost jsou pro nás opravdu zásadní.