Dne 13. prosince 2024 obdržel Krajský úřad Plzeňského kraje, odbor kontroly, dozoru a stížností (dále jen „KÚPK OKDS“) žádost o informace dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „InfZ“), ve které byly požadovány informace týkající se elektronizace řízení.
KÚPK OKDS se v součinnosti s jednotlivými odbory KÚPK žádostí zabýval a sdělil následující:
1. Doručujete-li dokumenty do datové schránky účastníka řízení, doručujete vždy elektronicky vyhotovený dokument, nebo dokument nejprve vytisknete, ručně
podepíšete, a poté naskenujete?
Do datových schránek účastníků doručujeme elektronicky vyhotovené a elektronicky
podepsané dokumenty.
2. Jaké možnosti poskytujete účastníkům řízení k tomu, aby namísto osobní návštěvy úřadu mohli věc vyřešit elektronicky?
Tam kde to právní předpisy umožňují a je to vzhledem k věci vhodné využíváme přednostně elektronickou nebo telefonickou komunikaci.
3. Zasíláte účastníkům řízení na požádání kopie (skeny) správních spisů?
Standartně se využívá institut nahlížení do správního spisu dle zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „správní řád“). Celý spis elektronicky nezasíláme, v odůvodněných případech je možné zaslat konkrétní dokument ze spisu.
4. Zpřístupňujete účastníkům řízení (automaticky či na požádání) specifické části spisů?
Přednostně využíváme institut nahlížení do správního spisu. Pro účastníky řízení je tak zpřístupněn celý správní spis.
5. Umožňujete svědkům vypovídat prostřednictvím telekonferenčních zařízení (např. ZOOM, Skype, či jiné softwarové zabezpečení umožňující svědkovi upustit od
fyzické cesty ke správnímu orgánu)
Takový požadavek jsme dosud nezaznamenali, nicméně často je třeba fyzické přítomnosti účastníka řízení vzhledem k povinnostem stanoveným právními předpisy, a proto tento způsob vedení ústního jednání tak není na místě. V případě, že by se účastník řízení či svědek nacházel ve větší vzdálenosti, využíváme institutu dožádání dle správního řádu.
6. Jaké další kroky činíte k naplnění zásady procesní ekonomie, tj. úspoře nákladů dotčených osob, jaké další kroky činíte pro snížení zátěže pro životní prostředí (například za pomocí paperless office či využíváním IT namísto toho, aby ten, kdo musí s úřadem jednat, musel za tímto úřadem též cestovat), a zda činíte nějaké kroky ke zvýšení bezpečnosti silničního provozu (tj. zejména co činíte pro to, abyste omezili nutnost cestování osob na úřad tam, kde lze využít IT). Prosím, kde u těchto kroků využíváte IT technologie, popište stručně, jak tyto využíváte a jak přispívají zamýšlenému cíli (Vaše zkušenost či Váš přístup může sloužit jako inspirace pro ostatní).
Především vzhledem k tomu, že přednostně využíváme komunikaci prostřednictvím elektronických prostředků, dochází k omezování tisku dokumentů. Pokud jde o cestování účastníků řízení či svědků máme za to, že v některých případech nelze jejich fyzickou přítomnost nahradit elektronickou komunikací. S tímto
7. Velmi častým nešvarem, který z našeho šetření vyplynul, je, že mnoho úřadů v případě, že v přestupkovém řízení je doplněn byť jediný podklad pro rozhodnutí, nejsou úřady ochotny tento podklad zaslat účastníku řízení, a to ani způsobem, který není spojen s náklady a nepřináší sporné otázky ohledně ochrany osobních údajů (datovou schránku); namísto toho je účastník řízení „nucen" k tomu, aby ke správnímu orgánu přijel, často i z jiného města. Takové řešení nejen, že je drahé, není ekologické, a je spojeno s časovým nákladem pro účastníka, ale též pro správní orgán. Skýtá tedy prostor pro zefektivnění fungování veřejné správy i její zlepšení z hlediska fungování jejích „zákazníků". Proto Vás žádáme ještě o tyto informace:
a. V kolika případech byl za poslední tři celé měsíce (tj. září, říjen, listopad) vyzván účastník přestupkového řízení k seznámení se s podklady pro rozhodnutí dle § 36 odst. 3 správního řádu v návaznosti na nové doplnění podkladů rozhodnutí (tzn. poté, co již ve věci jedno seznámení s podklady rozhodnutí či ústní jednání proběhlo)?
1
b. V kolika z těchto případů měl účastník řízení či jeho zástupce zřízenu datovou schránku?
1
c. V kolika z těchto případů byl účastníku řízení (ať již přímo, nebo prostřednictvím zástupce) tento nový podklad zaslán do datové schránky?
1
d. V kolika z případů dle písm. a. byly nové podklady v rozsahu do tří stran (včetně)?
0
Obecně k této otázce máme za to, že je třeba upozornit na § 36 odst. 3 správního řádu, tj. standardně se dává účastníkům řízení možnost vyjádřit se k podkladům rozhodnutí. Správní spis se účastníkům řízení nezasílá, ale pokud dojde k doplnění spisu, je účastníkům řízení dána možnost se k doplněným podkladům vyjádřit, a to v souladu s postupem výše uvedeným, tj. pokud účastník řízení či jeho zástupce disponuje datovou schránkou, je prováděn tento úkon elektronicky.